Projeto 2015 – Organização de arquivos


Postado por: Explay

Você já preparou sua lista de metas para 2015? Minha dica é adicionar a estas prioridades mais um item – a organização dos seus arquivos digitais.

Muita gente não organiza bem os seus arquivos digitais. São pessoas que perdem dados por conta de pen drives que “somem”. Jogam fora anos de informações por conta de HDs que estragam. Salvam uma coisa em cima da outra e transformam seus históricos em verdadeiras confusões.

Você conhece alguém assim?

Arrisco afirmar que os desleixados digitais são maioria. E, como dependemos do Mundo Digital para quase tudo o que fazemos, a ideia é cuidar bem dos nossos acervos digitais em nome de um ano com mais produtividade e segurança. Seria uma espécie de releitura do Mens sana in corpore sano para o século XXI – arquivos sãos para uma mente sã!

Benefícios da sua nova organização digital

Uma boa organização de acervo digital proporciona benefícios como:

  • Segurança contra a perda de dados
  • Rápida localização de arquivos
  • Reaproveitamento de trabalhos anteriores para novas tarefas
  • Condições de backups e transferências sem traumas

Apresentadas as vantagens de uma boa organização de arquivos, vamos então iniciar a organização do seu patrimônio digital.

Passo 1 – Estruture suas pastas

Direitos autorais: ArchMan - bigstockphoto.com
Direitos autorais: ArchMan – bigstockphoto.com

Pastas bem estruturadas permitem que você sempre saiba onde salvar – e mais tarde procurar – o que precisar.  O ideal é entender o processo do macro para o micro. Ou seja, você parte dos grandes blocos e depois os subdivide. Quanto mais claridade sobre suas próprias atividades você tiver, melhor isso funcionará. Meu caso: trabalho na Explay, escrevo para este blog e dou aula. Além disso, tenho também arquivos pessoais no computador. Considerando tal realidade, criei as principais pastas com os nomes de “Daniel Particular”, “Explay Comercial”, “Explay Institucional” e “Professor Daniel”. Todas estas pastas estão abaixo da pasta “Arquivos Daniel”.

Passo 2 – Faça Backups regularmente

Com os arquivos todos alocados abaixo de uma mesma pasta, fica mais fácil o processo de backup. Considerando a minha organização, simplesmente copio a pasta “Arquivos Daniel” para o HD externo. Não é um processo rápido, afinal, são cerca de 350 GB de arquivos – mas é fácil. Semanalmente deixo esta cópia ser executada de noite. Para cada cópia do computador para o HD externo, o referencio com data – por exemplo arquivos_daniel_23_12_14. E quando o HD começa a ficar cheio, excluo as cópias mais antigas. Isso faz com que existam cópias extras do conteúdo do meu computador. Dica: para quem tem grande volume de arquivos, uma ferramenta de Sync costuma funcionar muito bem. Ela compara as pastas e copia só o que mudou ou é novo. Simples e eficiente. Para usuário de Apple, o Sync Folders Pro é a ferramenta indicada.

Passo 3 – padronize e versione seus arquivos

Criar um padrão para a nomenclatura dos seus arquivos vai evitar dores de cabeça no futuro. Versionar as edições também será de grande valia. Não existe regra que funcione para toda e qualquer situação, mas ideias como numeração (_1, _2, _3) e data (23_12_14) costumam ser de aplicáveis para a grande maioria dos casos.

Passo 4 – use a nuvem com inteligência

Direitos autorais: belekekin - bigstockphoto.com
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Hoje utilizamos diferentes devices para trabalho e lazer. Em alguns momentos, um computador, depois outro, às vezes o tablet e por aí vai. Para manter toda essa parafernália equilibrada e atualizada, uma boa ideia é utilizar serviços de armazenamento em nuvem. Aplicativos como o Evernote permitem que notas estejam sincronizadas em diferentes plataformas. O Google Drive, o Gmail e o Gogle Apps também. Portanto, para aqueles recursos que você precisa sempre por perto, soluções em nuvem são fundamentais.

Dicas adicionais

Direitos autorais: ibphoto - bigstockphoto.com
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  • Pen drives e CDs são ideais para transporte, jamais armazenagem.
  • Todo cuidado é pouco. Caso tenha condições de ter mais de um HD externo, o faça. Assim são mais instâncias de segurança para seus arquivos. Só procure manter versões datadas nos diferentes dispositivos para evitar confusões.

Desejo então a todos um Ano Novo repleto de organização digital!

Mantenha contato através do email daniel@explay.com.br com este colunista.