Organização de Arquivos
15.06.2020

Organização de Arquivos para a Paz Espiritual

A perfeita Organização de Arquivos para a Paz Espiritual é uma realidade!

Para isso, minha dica é adicionar às suas prioridades este fundamental item– a organização dos seus arquivos digitais. Muita gente não organiza bem os seus arquivos. São pessoas que perdem dados por conta de pendrives que “somem”. Jogam fora anos de informações por conta de HDs que estragam. Salvam uma coisa em cima da outra e transformam seus históricos em verdadeiras confusões.

 

Você conhece alguém assim?

Arrisco afirmar que os desleixados digitais são maioria. E, como dependemos do Mundo Digital para quase tudo o que fazemos, a ideia é cuidar bem dos nossos acervos digitais em nome de dias com mais produtividade e segurança. Seria uma espécie de releitura do Mens Sana in Corpore Sano para o século XXI – arquivos sãos para uma mente sã!

 

Benefícios da sua nova organização digital

Uma boa organização de acervo digital proporciona benefícios como:

  • Segurança contra a perda de dados;
  • Rápida localização de arquivos;
  • Reaproveitamento de trabalhos anteriores para novas tarefas;
  • Condições de backups e transferências sem traumas;
  • Paz mental e espiritual.

Apresentadas as vantagens de uma boa organização de arquivos, vamos então iniciar a organização do seu patrimônio digital.

 

Passo 1 – Estruture suas pastas

Pastas bem estruturadas permitem que você sempre saiba onde salvar – e mais tarde procurar – o que precisar.  O ideal é entender o processo do macro para o micro. Ou seja, você parte dos grandes blocos e depois os subdivide. Quanto mais claridade sobre suas próprias atividades você tiver, melhor isso funcionará. Meu caso: trabalho na Explay, escrevo para este blog e dou aula. Além disso, tenho também arquivos pessoais no computador. Considerando tal realidade, criei as principais pastas com os nomes de “Daniel Particular”, “Explay Comercial”, “Explay Institucional” e “Professor Daniel”. Todas estas pastas estão abaixo da pasta “Arquivos Daniel”.

 

Passo 2 – Faça backups regularmente

Com os arquivos todos alocados abaixo de uma mesma pasta, fica mais fácil o processo de backup. Considerando a minha organização, simplesmente copio a pasta “Arquivos Daniel” para o HD externo. Não é um processo rápido, afinal, são cerca de 350 GB de arquivos – mas é fácil. Semanalmente deixo esta cópia ser executada de noite. Para cada cópia do computador para o HD externo, o referencio com data – por exemplo arquivos_daniel_23_12_14. E quando o HD começa a ficar cheio, excluo as cópias mais antigas. Isso faz com que existam cópias extras do conteúdo do meu computador. Dica: para quem tem grande volume de arquivos, uma ferramenta de Sync costuma funcionar muito bem. Ela compara as pastas e copia só o que mudou ou é novo. Simples e eficiente. Para usuário de Apple, o Sync Folders Pro é a ferramenta indicada.

 

Passo 3 – Padronize e versione seus arquivos

Criar um padrão para a nomenclatura dos seus arquivos vai evitar dores de cabeça no futuro. Versionar as edições também será de grande valia. Não existe regra que funcione para toda e qualquer situação, mas ideias como numeração (_1, _2, _3) e data (23_12_14) costumam ser de aplicáveis para a grande maioria dos casos.

 

Passo 4 – Use a nuvem com inteligência

Hoje utilizamos diferentes devices para trabalho e lazer. Em alguns momentos, um computador, depois outro, às vezes o tablet e por aí vai. Para manter toda essa parafernália equilibrada e atualizada, uma boa ideia é utilizar serviços de armazenamento em nuvem. Fique atento aos recursos do Google Drive e Microsoft Exchange, alguns dos grandes players do mercado.

 

Dicas adicionais

  • Pen drives e CDs são ideais para transporte, jamais armazenagem.
  • Todo cuidado é pouco. Caso tenha condições de ter mais de um HD externo, o faça. Assim são mais instâncias de segurança para seus arquivos. Só procure manter versões datadas nos diferentes dispositivos para evitar confusões.

Ao compartilhar este conteúdo no LinkedIn, a Elenice Matias Ferreira trouxe um enriquecedor comentário que faço questão de compartilhar aqui com os leitores deste artigo:

 

“Daniel Filla, sabe de uma coisa? Quando passamos a trabalhar com nossos arquivos em nuvem, o sentimento é o mesmo antes da internet: “como eu vivia sem?”. Uma dica para quem tem muitos arquivos em pendrive (que virou quase um disquete rsrs) ou HD´s externos é organizar cada dia um pouco. Se tentar organizar tudo de uma só vez, vai desanimar e quando perceber, estará fazendo mais do mesmo e firme e forte nas velhas práticas. O novo é fabuloso e, apesar das inseguranças no início, depois que “mergulhamos”, percebemos o quanto de tempo (ativo mais valioso nos tempos atuais) otimizamos (ou estávamos perdendo) e, principalmente, nos sentimos orgulhosos de fazer parte, literalmente, desse futuro que tanto se falava e que já é realidade em nossas vidas, gostando ou não disso. Se as novas tecnologias nos proporcionam tantas possibilidades, pq não explorar cada uma delas não é mesmo? Muitas ferramentas oferecem versões gratuitas que atendem perfeitamente quem está no começo, então… quem quer faz. Quem não quer arranja desculpas! Tenha uma dia espetacular!”

 

Obrigado Nice!

 

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